Privacyverklaring B2B

Bij Standaard Boekhandel hechten we veel waarde aan het beschermen van de privacy en persoonsgegevens van onze klanten. We vinden het daarom ook belangrijk dat we onze klanten op de hoogte houden van wat we met hun gegevens doen en waarom we deze gegevens nu juist nodig hebben. Dit leggen we graag uit in deze Privacyverklaring. We vragen je dan ook om rustig je tijd te nemen om deze Privacycerklaring door te nemen. Heb je nadien nog vragen? Raadpleeg dan de Veelgestelde vragen of neem contact op met onze klantendienst.

1. Wat is het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Standaard Boekhandel verzameld heeft van leerlingen, studenten en contactpersonen van onderwijsinstellingen die gebruik maken van de B2B-diensten van Standaard Boekhandel. De diensten waarvan sprake worden hierna opgesomd onder “doeleinden van de verwerking”.

Deze Privacyverklaring werd opgesteld en wordt up to date gehouden in overeenstemming met de bepalingen en vereisten van de nieuwe Europese privacy regelgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (afgekort “AVG”, in het Engels de “General Data Protection Regulation”, afgekort “GDPR”). Dit wilt zeggen dat:

  • Standaard Boekhandel de persoonsgegevens van haar klanten op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze verwerkt;
  • Standaard Boekhandel de persoonsgegevens van haar klanten enkel voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden verwerkt;
  • Standaard Boekhandel enkel die persoonsgegevens van haar klanten verwerkt die nodig zijn om deze doeleinden te realiseren. Standaard Boekhandel zal dus geen overbodige persoonsgegevens van haar klanten verzamelen en verder gebruiken;
  • Standaard Boekhandel enkel juiste en actuele persoonsgegevens van haar klanten verwerkt. Als de gegevens toch niet correct blijken te zijn, kan je deze laten aanpassen. Hoe je dit kan doen, kan je verder lezen onder “Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?”;
  • Standaard Boekhandel de persoonsgegevens van haar klanten niet langer zal bewaren dan nodig om haar doeleinden te bereiken. Zodra de doeleinden bereikt zijn, zal Standaard Boekhandel de persoonsgegevens verwijderen;
  • Standaard Boekhandel passende maatregelen zal nemen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van haar klanten goed beveiligd zijn en beschermd worden tegen verlies, vernietiging en beschadiging.

2. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Standaard Boekhandel NV, Industriepark-Noord 28 A, 9100 Sint-Niklaas, België, is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Standaard Boekhandel heeft ook een persoon aangesteld, een “data protection officer” (afgekort DPO), die het correct verwerken van jouw persoonsgegevens mee opvolgt. Hoe je in contact kan treden met Standaard Boekhandel of diens DPO, vind je verderop terug onder “Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?”.

3. Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens? (onze doeleinden)

Opdat Standaard Boekhandel haar diensten voor onderwijsinstellingen ten volle kan aanbieden en uitvoeren, heeft het verschillende persoonsgegevens van jou nodig. Voor welke diensten en doeleinden Standaard Boekhandel deze persoonsgegevens nodig heeft, kan je hieronder lezen. We gebruiken hiervoor voornamelijk persoonsgegevens die we rechtstreeks van jou verkrijgen, maar ook gegevens die we ontvangen van jouw school of die we zelf verzamelen. Bijvoorbeeld gegevens over je bezoek aan onze website die verzameld worden aan de hand van cookies. Meer info over het beleid van Standaard Boekhandel inzake cookies lees je in onze Cookieverklaring.

3.1. Bestellingen van schoolboeken verwerken en leveren voor leerlingen van het secundair onderwijs (Pakketservice)

Sommige scholen bieden hun leerlingen de mogelijkheid om hun schoolboeken online te bestellen bij ‘Standaard Boekhandel Pakketservice’. Bij Pakketservice wordt er op naam van de leerling een account aangemaakt en kan je als leerling je boekenpakket zelf samenstellen. Vervolgens levert Standaard Boekhandel dit pakket via de school of bij jou thuis, afhankelijk van de keuze van jouw school. De betaling van je boekenpakket gebeurt rechtstreeks tussen Standaard Boekhandel en jou of je ouders. Op je account kan je ook een overzicht terugvinden van de boeken die je besteld hebt en van je eerdere bestellingen.

Om dit individuele boekenpakket samen te stellen, af te leveren en de betaling correct af te handelen, verwerken wij volgende persoonsgegevens van jou: naam en voornaam, e-mailadres, lever adres (dit kan je thuisadres zijn als het pakket bij jouw thuis geleverd wordt), facturatieadres en betalingsgegevens van jou of je ouders. Sommige van deze gegevens worden ook gedeeld met anderen. Standaard Boekhandel maakt namelijk gebruik van externe bezorgdiensten. Standaard Boekhandel selecteert haar partners zorgvuldig zodanig dat zij even plichtsbewust met jouw persoonsgegevens omgaan als Standaard Boekhandel dit zelf doet. De verwerking van deze persoonsgegevens voor deze doeleinden is gerechtvaardigd door het bestaan van het order (‘overeenkomst’) dat je geplaatst hebt.

3.2. Verkopen van tweedehandsboeken door leerlingen van het secundair onderwijs aan Standaard Boekhandel

Standaard Boekhandel koopt ook tweedehandsboeken op van leerlingen uit het secundair onderwijs. De leerling maakt hierbij een account aan. Om de verkoop en betaling correct af te handelen, verwerken wij volgende persoonsgegevens van jou: naam en voornaam, e-mailadres, adres en je betalingsgegevens. De verwerking van deze persoonsgegevens voor deze doeleinden is gerechtvaardigd door het bestaan van de verkooporder (‘overeenkomst’) die je geplaatst hebt.

3.3. Bestellingen van schoolboeken verwerken en leveren voor studenten van het hoger en universitair onderwijs

Standaard Boekhandel heeft voor studenten uit het hoger en universitair onderwijs een ‘Standaard Student Shop’. Via deze online winkel kunnen deze studenten hun studiemateriaal aankopen. Voor de aankoop van het studiemateriaal moet je eerst een account aanmaken of je kan je aanmelden met de login van je school (Single Sign On).

Je kan kiezen om je boeken thuis te laten leveren, in een Standaard Boekhandel winkel naar keuze of op je campus. Om je bestelling correct af te handelen en op het juiste adres af te leveren, verwerken wij volgende persoonsgegevens van jou: naam en voornaam, e-mailadres, adres en betalingsgegevens. Betalen doe je online bij het plaatsen van je bestelling. De verwerking van deze persoonsgegevens voor deze doeleinden is gerechtvaardigd door het bestaan van de order (‘overeenkomst’) die je geplaatst hebt.

3.4. Verwerken van persoonsgegevens van contactpersonen van scholen

Standaard Boekhandel levert ook diensten rechtstreeks aan de onderwijsinstelling zelf. Denk hierbij aan (bulk)leveringen en verkopen op de school of de campus. Om deze diensten naar behoren uit te voeren, werkt Standaard Boekhandel steeds met een vaste contactpersoon van de onderwijsinstelling van wie we volgende persoonsgegevens verwerken: naam en voornaam, e-mailadres en telefoonnummer. De verwerking van deze persoonsgegevens voor deze doeleinden is gerechtvaardigd door het bestaan van de overeenkomst die de onderwijsinstelling met Standaard Boekhandel afgesloten heeft.

3.5. Klantendienst voor scholen, leerlingen en studenten

Voor al je vragen en opmerkingen of klachten kan je contact opnemen met onze klantendienst of kan je terecht in één van onze winkels. Je kan een contactformulier invullen dat je kan terugvinden op onze pagina met Veelgestelde vragen. Dit formulier wordt vervolgens verstuurd naar onze klantendienst. Of je kan gewoon bellen of e-mailen naar de klantendienst. Klachten kunnen ook binnenkomen via social media platformen zoals de Facebook-pagina van Standaard Boekhandel. Volgende gegevens kunnen hierbij verzameld worden: naam en voornaam, adres, e-mailadres, telefoon- of gsm-nummer, geslacht, bestelreferentie en informatie omtrent de klacht in onze systemen.

Naast onze algemene klantendienst is er ook een aparte klantendienst voor vragen van scholen en leerlingen/studenten die gebruik maken van onze B2B diensten. Volgende persoonsgegevens worden hierbij verwerkt: naam en voornaam, adres, e-mailadres, betalingsgegevens en informatie omtrent de vraag en/of klacht.

Standaard Boekhandel gebruikt deze gegevens enkel om zo goed mogelijk te kunnen reageren op je vraag of klacht. Telefoongesprekken die je voert met iemand van onze klantendienst worden niet opgenomen en bewaard. Het gebruiken van deze persoonsgegevens voor dit doeleinde is gerechtvaardigd door het bestaan een gerechtvaardigd belang voor Standaard Boekhandel.

3.6. Standaard Boekhandel als verwerker

Voor bepaalde diensten uit “Verwerken van persoonsgegevens van contactpersonen van scholen” treedt Standaard Boekhandel op als verwerker van de onderwijsinstelling. Standaard Boekhandel handelt in deze hoedanigheid overeenkomstig de bepalingen en vereisten uit de GDPR.

4. Hoelang houden we je persoonsgegevens bij?

Standaard Boekhandel heeft een beleid uitgewerkt waardoor we jouw persoonsgegevens op een veilige manier bewaren en we deze gegevens niet langer bijhouden dan nodig om de doeleinden hierboven vermeld, te kunnen realiseren of om onze wettelijke of contractuele verplichtingen na te komen. Als je wenst dat Standaard Boekhandel je persoonsgegevens niet langer bijhoudt of je wilt graag meer informatie over de bewaartermijnen die we hanteren, kan je hiervoor contact opnemen met onze klantendienst. Hoe je dit precies moet doen, kan je lezen onder “Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?”.

5. Met wie delen we je persoonsgegevens? (ontvangers)

Om ten alle tijden een optimale dienstverlening te kunnen garanderen, werken we voor bepaalde activiteiten samen met derde partijen gespecialiseerd in hun domein. Dit doen we ook wanneer we voor bepaalde diensten je persoonsgegevens moeten verwerken. Standaard Boekhandel selecteert haar partners zorgvuldig zodanig dat zij even plichtsbewust met jouw persoonsgegevens omgaan als Standaard Boekhandel zelf. Bovendien ontvangen zij deze persoonsgegevens enkel om ze ten behoeve van Standaard Boekhandel te verwerken. Standaard Boekhandel verkoopt je persoonsgegevens dus niet door aan derde partijen en deze partijen mogen de gegevens niet gebruiken voor eigen (commerciële) doeleinden. Met elk van deze partijen (verwerkers genaamd) sluit Standaard Boekhandel ook een verwerkersovereenkomst waarin het bovenvermelde contractueel vastgelegd werd. Voor de B2B diensten werkt Standaard Boekhandel enkel met verwerkers voor het beheer van de webshops en voor de afhandeling van je bestelling en van je betaling in onze webshops.

6. Beveiliging van je persoonsgegevens

Wij erkennen onze verantwoordelijkheid om voor de informatie die je ons toevertrouwt een gepast beveiligingsniveau te voorzien. Standaard Boekhandel heeft dan ook verschillende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging. Op organisatorisch vlak worden onder meer maatregelen met betrekking tot de beperkte toegang tot en monitoring van de gebouwen, systemen en bestanden geïmplementeerd; Maar ook technische maatregelen waaronder firewalls en encryptie, bescherming door middel van persoonlijke wachtwoorden en verificatie, alsmede verificatievereisten voor toegang tot persoonsgegevens op een need-to-know-basis worden voorzien.

Ook van onze verwerkers verwachten wij dat ze een gepast beveiligingsniveau kunnen garanderen wanneer ze persoonsgegevens ten behoeve van Standaard Boekhandel verwerken. We hebben dit ook met al onze verwerkers contractueel vastgelegd.Ook

7. Welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?

Standaard Boekhandel gebruikt de persoonsgegevens van haar klanten voor welbepaalde doeleinden en verzamelt enkel de persoonsgegevens die het werkelijk nodig heeft om die doeleinden te kunnen bereiken. We willen zo transparant en duidelijk mogelijk zijn omtrent de activiteiten waarvoor we je persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen. Bijgevolg heeft Standaard Boekhandel een beleid uitgewerkt opdat je jouw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die je ons toevertrouwd hebt, te kunnen uitoefenen. In overeenstemming met de geldende privacy wetgeving heb je verschillende rechten.

7.1. Recht om je gegevens in te kijken

Je hebt het recht om op elk ogenblik aan Standaard Boekhandel te vragen welke categorieën Je persoonsgegevens we van je bezitten en waarvoor we deze juist gebruiken en je kan hiervan een kopie vragen. Je kan op deze manier ook vragen hoelang we je gegevens bewaren, op basis van welke rechtsgrond (toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang, algemeen belang, vitaal belang) we je gegevens verwerken, enz. Door de uitoefening van dit recht kan je ook nagaan of de gegevens die we van je hebben wel correct zijn. Je kan dit recht uitoefenen door het speciale contactformulier online in te vullen dat aan onze klantendienst bezorgd wordt met daarin je vraag tot inzage.

7.2. Recht om je gegevens te laten verbeteren

Als je merkt dat de persoonsgegevens die we van je hebben onjuist of onvolledig zijn, kan je ze laten corrigeren of aanvullen. Je kan net zoals bij het recht op inzage het speciale contactformulier invullen dat door onze klantendienst behandeld zal worden.

7.3. Recht om je gegevens te laten wissen

Je hebt het recht om te vragen dat Standaard Boekhandel de persoonsgegevens die het van jou heeft, verwijdert. Merk wel op, dit recht geldt niet absoluut. Eén van de volgende voorwaarden moet van toepassing zijn:

  • Standaard Boekhandel heeft je persoonsgegevens niet langer nodig om haar doeleinden te realiseren;
  • Je hebt je toestemming voor een bepaalde activiteit ingetrokken en Standaard Boekhandel heeft geen andere rechtsgrond (overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang, algemeen belang, vitaal belang) die de verwerking van je persoonsgegevens rechtvaardigt;
  • Je hebt een bezwaar gemaakt tegen een bepaalde verwerking (zie recht 5) en Standaard Boekhandel heeft geen zwaarder doorwegend gerechtvaardigd belang voor de verwerking;
  • Standaard Boekhandel heeft je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt (Bv. Als er geen enkele rechtsgrond voor de verwerking van toepassing is: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang, algemeen belang, vitaal belang);
  • Je persoonsgegevens moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

De klantendienst, in samenspraak met onze DPO, zal beslissen of aan één van de voorwaarden voldaan wordt. Als er wordt geoordeeld dat één van deze voorwaarden van toepassing is, wordt er overgegaan tot het wissen van je persoonsgegevens. Indien je gegevens voor bepaalde doeleinden aan onze verwerkers werden doorgegeven, zal Standaard Boekhandel al deze verwerkers informeren dat de gegevens ook bij hen verwijderd moeten worden. Merk wel op dat als je verzoekt om dit recht uit te oefenen, al je persoonsgegevens die Standaard Boekhandel heeft, zullen verdwijnen. Dit is een onomkeerbaar proces. Als je nadien opnieuw gebruik wenst te maken van onze diensten, zal je bepaalde van deze gegevens opnieuw moeten meedelen.

Je kan je recht uitoefenen door het speciale contactformulier in te vullen dat bezorgd wordt aan onze klantendienst.

7.4. Recht om de beperkte verwerking van je gegevens te vragen

Door om de beperkte verwerking van je persoonsgegevens te verzoeken, blijft het voor Standaard Boekhandel mogelijk om de gegevens bij te houden maar wordt het gebruik van de gegevens beperkt. De uitoefening van dit recht is mogelijk wanneer 1 van de volgende 4 gevallen van toepassing is:

  • Je betwist de juistheid van je gegevens. In dit geval wordt de verwerking van je gegevens beperkt gedurende de periode die Standaard Boekhandel nodig heeft om de juistheid van de gegevens te controleren;
  • De verwerking van je gegevens is onrechtmatig maar je wilt niet dat de gegevens worden gewist. In de plaats daarvan kan je verzoeken dat het gebruik van je gegevens beperkt wordt;
  • Standaard Boekhandel heeft de persoonsgegevens niet langer nodig voor het realiseren van haar doeleinden maar jijzelf hebt de gegevens wel nog nodig om je rechten te kunnen vaststellen, te kunnen uitoefenen of te kunnen verdedigen voor een rechtbank;
  • Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van je gegevens (zie recht 5). In afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde belangen van Standaard Boekhandel zwaarder wegen dan je rechten, kan de verwerking van je gegevens beperkt worden.

Als één van deze gevallen van toepassing is, kan Standaard Boekhandel de gegevens enkel nog bijhouden maar niet verder gebruiken. Als Standaard Boekhandel toch nog andere zaken met je gegevens wilt doen, zal dit slechts in beperkte gevallen mogelijk zijn (onder andere door opnieuw je toestemming te vragen voor de verwerking van je gegevens). Je kan je recht uitoefenen door het speciale contactformulier in te vullen dat bezorgd wordt aan onze klantendienst.

7.5. Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens wanneer deze verwerking berust op een algemeen belang of het gerechtvaardigd belang van Standaard Boekhandel. Onder het hoofdstuk “Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens? (Onze doeleinden)” kan je de activiteiten terugvinden waarvoor Standaard Boekhandel een gerechtvaardigd belang heeft. Als je dit recht inroept zal Standaard Boekhandel onderzoeken of haar gerechtvaardigde belangen voor die verwerking zwaarder doorwegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden. Als dit niet het geval is, zal Standaard Boekhandel je gegevens niet langer verwerken voor dat doeleinde.

Je kan je recht uitoefenen door het speciale contactformulier in te vullen dat bezorgd wordt aan onze klantendienst.

7.6. Recht op overdraagbaarheid van je gegevens

Dit recht houdt in dat je de gegevens die je aan Standaard Boekhandel hebt gegeven, terug krijgt. Dit recht geldt wel enkel voor de verwerkingen van gegevens die berusten op je toestemming (bv. toestemming voor het versturen van de nieuwsbrief) of op een overeenkomst (bv. het online kopen van een boek). Een bijkomend aspect van dit recht is dat je met de gegevens die je terugkrijgt naar een andere verwerkingsverantwoordelijke kan gaan zonder dat Standaard Boekhandel zich daartegen verzet. Merk wel op, het gaat enkel over de gegevens die jij rechtstreeks aan Standaard Boekhandel hebt bezorgd. Je kan je recht uitoefenen door het speciale contactformulier in te vullen dat bezorgd wordt aan onze klantendienst.

7.7. Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Zoals eerder bij de verklaring van je rechten al werd aangegeven, kan je je rechten uitoefenen door het invullen van het speciale contactformulier. Daarnaast kan je ook steeds in de winkel een contactformulier invullen of per mail of telefonisch contact opnemen met de klantendienst. Ook bij deze alternatieven zal je een contactformulier moeten invullen. Op het formulier vragen we je een aantal gegevens mee te delen alsook welk recht je wilt uitoefenen of welke vraag je hebt met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens.

We vragen hier je persoonsgegevens op zodat we jou uniek kunnen identificeren in onze systemen en zeker geen persoonsgegevens delen met personen die zich voordoen als iemand anders. We vragen of je de voorzijde van je identiteitskaart kan inscannen en opsturen (de foto hoeft niet zichtbaar te zijn). Wanneer je in de winkel één van je rechten wenst uit te oefenen, kan je de voorzijde van je identiteitskaart aan de winkelbediende tonen. Als je niet in de mogelijkheid bent om ons de voorzijde van je identiteitskaart te bezorgen via e-mail, verzoeken we je om je aanvraag in één van onze winkels te doen zodat je identiteit daar geverifieerd kan worden. Daarnaast zullen we je om volgende informatie vragen: je woonplaats, e-mailadres, telefoon- of gsm-nummer en een omschrijving van je vraag. Alle verzoeken komen bij de klantendienst terecht. Zodra zij je verzoek ontvangen hebben, sturen zij je een bevestigingsmail dat je verzoek in behandeling wordt genomen. Binnen een maand na ontvangst van je vraag zal je een finaal antwoord krijgen. Indien je geen e-mailadres heeft, zal de bevestigingsmail verstuurd worden naar de winkel waar je de aanvraag deed en zal het finale antwoord per post bezorgd worden.

Als je desondanks ons antwoord toch nog met bepaalde vragen of ontevredenheden zit, kan je steeds contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (afgekort “GBA”).

9. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast om te voldoen aan de bepalingen van de GDPR. De laatste versie van deze Privacyverklaring vind je steeds op www.standaardboekhandel.be/privacy-b2b.